Контактная информация:
вул. Коваля, 3, Полтава, 36014
 
Приемная ректора:
Тел./Факс.: (0532) 50-91-70
 
Ректор:
Тел.: (0532) 56-13-48
 
Канцелярия:
Тел./Факс.: (0532) 50-02-22

Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением университета и подчиненные ковуеться непосредственно ректору. 
Канцелярия в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Украины, Уставом университета, Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, другими нормативными документами, распоряжениями ректора. 
 
В состав канцелярии входят следующие структурные подразделения:
  1. Архив 
  2. Экспедиция 
  3. Печатное бюро

Цели и задачи

Цели: Установка единого порядка работы с документами в университете, документационное обеспечение на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами и оптимизация документооборота. 
Задача: Обеспечение четкой работы с документами, контроль за подготовкой и их оформлением, своевременным выполнением, принятие мер по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщение и анализ данных о ходе и результатах этой работы, организация использования и хранения документальных материалов, законченных делопроизводством. 
Функции канцелярии:
  • Обеспечение своевременного пересмотра входящей, исходящей и внутренней документации, осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов, анализ контроля их выполнения, составление соответствующих справок для руководства. 
  • Оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным оформлением документов. 
  • Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, поставки документов в подразделения. 
  • Формирование дел, а также подготовка к отправке документов на хранение. 
  • Организация работы по приему руководителем посетителей. 
  • Рассмотрение и подготовка для доклада руководству соответствующей корреспонденции. 
  • Анализ дел в структурных подразделениях по работе с документами, представление заключений и предложений по улучшению работы. 
  • Подготовка соответствующих материалов для заседаний, а также предложений руководству университета и сообщение о проведении, обработка протоколов заседаний, контроль исполнения решений. 
  • Контроль за сроками и своевременным исполнением документов. 
  • Организация работы с целью повышения квалификации работников структурных подразделений и кафедр, работающих с документами, разработка инструкции по делопроизводству. 
  • Ведение учета и регистрации документов, подготовка для доклада руководству университета и руководителям структурных подразделений определенных документов, которые касаются их компетентности. 
  • Составление номенклатуры дел канцелярии и сводной номенклатуры дел университета, подготовка дел к сдаче их в архив. 
  • Прием и регистрация обращений, предложений и жалоб граждан, заявлений сотрудников университета и контроль за выполнением указаний руководства по их решению. 
  • Прием входящей корреспонденции (писем, бандеролей, посылок, периодических изданий) и распределение ее по структурным подразделениям, отправка надлежащим образом оформленных почтовых отправлений. 
  • Доставка срочной корреспонденции внешним адресатам (учреждениям и организациям города). 
  • Обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документальных материалов, поступивших в архив.

Для выполнения своих функций канцелярия взаимодействует с подразделениями университета:

  • с руководителями структурных подразделений и ответственными за делопроизводство - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству документов, использования документов в служебных целях; 
  • с юрисконсультом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; 
  • со службами отдела кадров, финансово-экономическим - по вопросам расстановки кадров, доставкой документов, отправлением документов; 
  • со службами материально-технического снабжения, административно-хозяйственной частью - по вопросам обеспечения работников канцелярии средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам бытового обслуживания; 
  • с руководителями других учреждений и учебными заведениями - по вопросам работы с документами.

Вспомогательная информация 
 
36014, Полтава, ул. Коваля, 3 
Канцелярия (комн.212)

 Тел. (0532) 50-02-22

 E-mail: can@uccu.org.ua